Nel settore finanziario, conservare i documenti troppo a lungo può essere rischioso quanto cancellarli troppo presto. Regolamenti come GDPR, FINMAe Regola SEC 17a-4 imporre rigorosi periodi di conservazione per i registri dei clienti, delle transazioni e delle comunicazioni, spesso di 7, 10 o anche più anni, a seconda della giurisdizione.
Gestire manualmente questi obblighi tra dipartimenti, sistemi e paesi non è solo inefficiente, ma è anche un rischio di conformità.
Ecco perché KORTO, la piattaforma di gestione dei record basata sull'intelligenza artificiale di INSA, è progettata per offrire agli istituti finanziari controllo completo, tracciabilità e automazione sul ciclo di vita dei documenti.
Il rischio di una cattiva gestione della fidelizzazione
Che si tratti di contratti con i clienti, report sugli investimenti, registri di trading o politiche interne, la maggior parte delle società finanziarie si trova ad affrontare tre sfide chiave:
- Monitoraggio dei periodi di conservazione in più giurisdizioni
- Sapere cosa eliminare e quando
- Dimostrare che i record sono stati gestiti correttamente durante gli audit
Quando questi processi si basano su fogli di calcolo o unità condivise, si interrompono, esponendo la tua azienda a responsabilità legali, fallimenti di audit e violazioni della protezione dei dati.
La soluzione KORTO: conservazione intelligente dei documenti
KORTO è stato creato per semplificare e proteggere la l'intero ciclo di vita dei tuoi record – dalla creazione alla classificazione, alla conservazione e all’eliminazione.
Ecco come funziona:
???? Pianificazione automatizzata della conservazione
KORTO consente di definire e applicare regole di conservazione per tipo di documento, categoria, giurisdizione o rapporto con il cliente. Una volta archiviato un documento, il sistema:
- Assegna automaticamente un periodo di conservazione in base alle tue policy
- Monitora le scadenze in background
- Segnala i record da sottoporre a revisione, archiviazione o eliminazione
- Assicura che nessun record venga eliminato prematuramente
Che tu sia tenuto a conservare comunicazioni consultive per 5 anni o bilanci per 10, KORTO conserva tutto sulla buona strada – e nella politica.
🔍 Tracce di controllo e conferme di eliminazione
Ogni azione in KORTO è registrato, marcato e tracciabile – assicurandoti di essere sempre pronto per audit interni o esterni.
✔ Cronologia dettagliata del ciclo di vita di ogni documento
✔ Registri di eliminazione sicuri con motivo e traccia utente
✔ Record immutabili per categorie sensibili
✔ Report disponibili su richiesta per i team di conformità
Ciò non solo semplifica gli audit ma anche dimostra la diligenza e il controllo della tua azienda, riducendo l'attrito normativo.
🛡️ Progettato per la conformità
KORTO supporta la conformità alla conservazione per un'ampia gamma di quadri normativi, tra cui:
- GDPR: Diritto alla cancellazione e alla conservazione minima dei dati
- Circolare FINMA 08/21: Gestione corretta della documentazione per gli istituti finanziari svizzeri
- Regola SEC 17a-4: Archiviazione non riscrivibile e non cancellabile con conservazione definita
- Documentazione FATCA e CRS: Archiviazione a lungo termine con etichettatura giurisdizionale
Inoltre, il motore flessibile di KORTO consente alle aziende di adattare rapidamente le regole di conservazione in risposta ad aggiornamenti legali o modifiche delle politiche interne.
Esempio: trasformare il caos della fidelizzazione in controllo
In precedenza, un gestore patrimoniale transfrontaliero con uffici in Svizzera e Lussemburgo monitorava le date di scadenza dei documenti in Excel.
Con KORTO:
- Oltre 100,000 documenti sono stati etichettati automaticamente con regole di conservazione
- Oltre 6,000 record scaduti sono stati eliminati in modo sicuro con traccia di controllo
- Gli audit normativi in entrambi i paesi sono stati superati con nessun risultato
Il responsabile della conformità riceve ora report mensili automatizzati sullo stato di conservazione – niente più revisioni manuali.
Di' addio alle congetture
La conservazione non è più solo un compito IT: è un obbligo di conformità.
Con KORTO, puoi passare dalle congetture alla la governance, dal rischio alla prontezza.
Automatizza il ciclo di vita. Riduci l'esposizione. Rimani conforme.
📩 Pronti a tenere sotto controllo la gestione della fidelizzazione?
Parliamo di come KORTO si inserisce nel tuo ecosistema di conformità.
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